閉店後、レジの現金と帳簿上の残高が合わないと、スタッフ全員で伝票を探し直すことになりがちです。焦って数え直すだけでは原因を見落としやすいため、確認する順番を決めておくことが大切です。
ナイト店舗では、通常会計に加えて延長、付け回し、日払い、立替、未収金の回収など、営業中の入出金が多く発生します。ここでは、誰かを疑う前に記録と現金の流れから差額を絞り込む実務手順を紹介します。
まず「あるべき現金」を同じ基準で計算する
最初に、比較する数字の範囲をそろえます。基本の考え方は「営業前の釣銭準備金＋営業中に受け取った現金－営業中に支払った現金－金庫や銀行へ移した現金」です。これが締め時点でレジ内にあるべき金額になります。
受け取った現金には現金会計だけでなく、前日の未収金回収なども含めます。支払った現金には返金、買い出し、キャストの日払い、スタッフの立替精算などが入ります。売上だけを見て計算すると、正しい現金残高にはなりません。
実際の現金は、紙幣と硬貨を金種別に数えます。釣銭準備金を含むのか、売上金だけを抜いた後なのかも決め、毎日同じ時点で照合してください。
現金が合わない主な原因
会計入力と実際の支払い方法が違う
現金で受け取った会計をカードとして登録した、カード会計を現金として締めた、といった決済区分の誤りです。売上総額は合っていても、現金だけがずれます。現金不足とカード売上の過大が同額なら、この可能性を確認します。
釣銭・預かり金の入力や受け渡しを誤った
一万円札を五千円札として扱う、預かり金を入力しない、釣銭を二度渡すなどのケースです。忙しい時間帯や担当交代の前後に起こりやすいため、該当時間の会計を絞って確認します。
レジ外の入出金が記録されていない
- キャストの日払いをレジ現金から渡した
- スタッフが買い出し代を立て替え、営業中に精算した
- 未収金を現金で回収したが、回収登録をしていない
- 返金、値引き、会計取消の処理が途中になっている
- 別のレジ、金庫、釣銭袋へ現金を移した
こうした動きは売上伝票だけでは見つかりません。出金票、日払い表、未収台帳、金庫への移動記録まで対象を広げます。
伝票の分割・合算・延長分が反映されていない
複数卓の合算、途中退店者の個別会計、延長分の追加などがあると、元伝票と最終会計の内容がずれる場合があります。特に手書き伝票とPOSを併用している店舗は、どちらを正本にするか決めておく必要があります。
差額を見つける7つの確認手順
- 現金を別の担当者と再計数する。金種別に並べ、レジ下、釣銭袋、金庫への移動分も確認します。
- 差額の符号を確認する。実際の現金が多いのか少ないのかで、探すべき処理が変わります。
- 営業前の釣銭準備金を確認する。前日締めの残高と当日開始額が一致するかを見ます。
- 現金会計を一件ずつ照合する。伝票番号、会計時刻、請求額、預かり額、釣銭額を確認します。
- カード・QR・掛けの区分を照合する。決済端末の利用明細とPOSの決済別集計を突き合わせます。
- 売上以外の入出金を確認する。日払い、立替精算、返金、未収回収、金庫移動を時系列で追います。
- 取消・修正履歴を確認する。誰がいつ何を変更したかを見て、元伝票との不一致を探します。
差額が一万円、五千円など特定の金種と同額なら、預かり紙幣や釣銭の誤りから確認すると効率的です。差額が一件の会計額と一致する場合は決済区分、少額が積み上がっている場合は複数の釣銭や端数処理を疑います。ただし金額の一致だけで原因を断定せず、履歴で裏付けてください。
見つからない差額の記録と再発防止
その日のうちに原因が特定できなくても、架空の売上や出金を入れて帳尻だけを合わせるのは避けます。営業日、帳簿残高、実残高、差額、確認した項目、確認者、未解決の理由を差額記録に残し、店舗責任者や経理担当の運用に沿って処理します。差額が大きい、または繰り返す場合は、税理士などの専門家にも確認すると安心です。
再発防止には、会計担当を時間帯ごとに明確にする、レジからの出金を必ずその場で登録する、決済端末とPOSの締め時刻をそろえる、担当交代時に中間点検する方法が有効です。原因を「注意不足」で終わらせず、入力項目や承認手順を見直すことが再発の抑制につながります。
締め作業を短くしたいときは
伝票、決済区分、日払い、未収回収が別々の紙や表に分かれていると、照合にはどうしても時間がかかります。YOMISE｜夜店では、卓会計やリアルタイム売上、給与バックの計算をタブレット上でまとめて確認できます。現在の締め方を変えられるか確かめたい場合は、30日間無料でデモ・LINE相談から、店舗の運用に合わせてご相談ください。