キャバクラやスナックで、カード売上と通帳の入金額が合わず、閉店後に伝票を探し直していませんか。未入金を確かめるには、売上日ごとの合計をそのまま通帳と比べず、決済会社の振込対象期間にそろえて照合します。
売上日・入金予定日・実入金日を分ける
一般的に、カード売上は契約に応じた締め日を経て入金されます。口座にまだ入っていなくても、予定日前なら通常の入金待ちです。まず契約先の管理画面で、対象期間と入金予定日、銀行休業日の扱いを確認しましょう。
深夜営業では、店の営業日と決済端末の日付にも差が出ます。例えば、9月30日の営業を翌朝まで続けた場合、10月1日午前1時の会計を店では「9月30日分」とまとめても、端末には「10月1日」と残ります。照合用の一覧には営業日と決済日時を別々に持たせます。
照合に使う資料と一覧の項目をそろえる
用意するのは、POSのカード会計明細、決済会社の取引・振込明細、銀行の入出金明細です。カードと現金の併用会計は、カードで受け取った金額だけを抽出します。
- 取引の情報：店舗名、営業日、決済日時、伝票番号、決済会社の取引番号、カード決済額
- 振込の情報：決済会社、加盟店番号、振込対象期間、振込明細番号、入金予定日、入金予定額
- 確認の情報：実入金日、実入金額、差額、確認状況、担当者、次の確認日
複数店舗の売上がまとめて振り込まれる契約なら、振込明細で店舗別の内訳を確認します。同じ金額の伝票が並ぶこともあるため、金額だけで結び付けず、取引番号や日時も使いましょう。
取引から振込へ順番に突き合わせる
最初にPOSと決済会社の取引明細を確認し、その後で振込明細と銀行明細を合わせます。この順なら、会計の記録漏れと入金の差額を切り分けられます。
- POSのカード会計と、決済会社で売上が確定した取引を照合する。金額や件数が違えば、取消、二重登録、決済未完了を調べる。
- 照合した取引を、決済会社が示す振込対象期間・加盟店番号ごとにまとめる。カードブランドごとに別振込なら分ける。
- 振込明細の手数料、返金、その他の調整を確認し、入金予定額を求める。
- 銀行明細の振込元、入金日、金額と照合し、一致した対象だけを「照合済み」にする。
日付だけで振込対象を推定せず、明細に含まれる取引を確認してください。Squareの公式レポート案内でも、回収した支払いと払い戻しなどから振込額を確認する考え方が示されています。
手数料と返金を含めた差額の見方
以下は計算方法を示す架空例で、金額は説明用の目安です。振込対象のカード決済額が100,000円、明細上の決済手数料が3,000円、今回差し引かれる返金が5,000円で、ほかに調整がなければ、入金予定額は92,000円です。
92,000円が入金されていれば一致です。89,000円なら差額3,000円の内訳を調べます。少額でも、根拠を確かめず手数料として処理しないようにします。
返金は反映された振込回に結び付ける
返金は元の売上とは別の振込回に反映される場合があります。元の取引番号と、実際に差し引かれた振込明細をひも付けましょう。すでに返金を差し引いた金額から、さらに同じ返金を引かないことも大切です。手数料率や端数処理、返金時の手数料の扱いは契約先の明細で確認します。
未入金は予定日前・期限超過・未確認に分ける
入金待ちと、予定日を過ぎても確認できない取引は分けて管理します。「予定日前」「予定日超過」「一部入金・差額あり」「照合済み」「資料不足で未確認」の区分があると、店長が引き継いでも調べる順番が分かります。
入金通知だけで照合済みにしないことも大切です。例えばSquareの公式振込案内では、振込通知メールは銀行口座への着金を知らせるものではないと説明されています。最後は銀行明細で確かめます。
予定日を過ぎたら、休業日の扱い、振込保留や口座エラーの通知、返金などの調整を確認します。解消しなければ加盟店番号、対象期間、振込明細番号、予定額と実入金額をそろえて決済会社へ問い合わせ、回答と再確認日を残しましょう。
月末には翌月入金予定の取引も一覧に残します。明細を取得できなかった分は「未確認」とし、「未入金なし」に含めません。元の明細と確認履歴を残し、次の担当者が同じ数字を追えるようにします。
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