源氏名変更・再入店で履歴を切らさない方法｜YOMISE

キャバクラでは、源氏名の変更や一度退店したキャストの再入店は珍しくありません。ところが、そのたびに新しいキャストとして登録すると、過去の本指名売上やドリンクバック、勤怠、給与履歴が別人のように分かれてしまいます。

大切なのは、表示する名前と、売上・給与をひも付ける本人の登録を分けて考えることです。同じ人なら既存登録を使い続ける、という原則から実務手順を整理します。

履歴を切らさない原則は「同じ登録を使い続ける」

売上や給与バックは、画面に見える源氏名だけでなく、システム内のキャスト登録にひも付いて集計されます。同一人物なのに新規登録すると、変更前と変更後で集計先が二つに分かれ、月次確認や給与照合に余計な手間が生じます。

源氏名変更は既存登録の編集、退店は無効化、再入店は同じ登録の再有効化が基本です。新規登録が必要なのは、同じ源氏名を使う別人など、実際に人物が異なる場合です。

YOMISE｜夜店では「キャスト管理」から対象者を検索し、新しく追加せずに既存のキャスト情報を開きます。本人確認後、源氏名だけを新しい表記へ変更し、保存します。時給やバック率まで同時に変える必要がない場合は、触る項目を源氏名に限定すると確認しやすくなります。

同じ登録を編集すると集計のつながりは保ちやすくなりますが、過去画面にも現在の源氏名が表示される場合があります。当時の名前を残す必要がある店舗は、変更前に確定済みの給与明細や月次資料を保存し、「旧名・新名・変更日」の対応表を管理してください。

退店者を名簿から完全に削除すると、過去伝票の担当者確認や給与の再照合が難しくなるおそれがあります。YOMISE｜夜店では、退店したキャストを「無効」にすると、通常の指名候補やランキングから外しながら記録を残せます。

無効化の前には、未締め伝票、未確定の勤怠、未払いのバックや控除がないかを確認します。給与締め前に状態を変える場合は、対象月の集計に影響がないか、変更前後の金額を照合すると安全です。

再入店の連絡を受けたら、まず無効になっている退店者を検索します。本名や過去の源氏名で本人を照合し、同一人物であれば既存登録を再有効化します。新しい源氏名を使う場合も、再有効化した同じ登録内で変更します。

再入店時は条件が以前と同じとは限りません。基本時給、給与方式、本指名・場内・同伴・ドリンク・ボトルの各バック、控除、交通費、PIN、入店日を一項目ずつ確認します。変更後の条件を過去の締め済み期間へ誤って反映させないため、適用開始日と最初の給与締め日も引継ぎ台帳へ残しましょう。

同じ源氏名でも本人が別人なら、過去履歴を混ぜずに新規登録します。また、本人確認が取れない場合は推測で統合せず、確認できるまで保留にします。名前の一致だけで履歴を結び付けないことが重要です。

登録作業は保存できた時点では終わりません。売上画面と給与画面の両方で、履歴が同じ人につながっているか確認します。特に締め日前後は、変更前の源氏名だけで検索して見落とさないよう注意してください。

操作担当者と給与確認者を分けて照合すると、重複登録や条件の見落としを発見しやすくなります。月次締めの確認表にも「氏名変更・退店・再入店」の欄を設けると、担当者が変わっても運用が続きます。

すでに重複登録がある場合は、先に売上・勤怠・給与のひも付き先を確認し、営業中や給与締め直前の安易な修正は避けましょう。YOMISE｜夜店では、現在の名簿や締め手順に合わせた移行方法も一緒に確認できます。

まずは実際の運用で履歴がどう見えるか試したい方は、30日間無料トライアルを申し込むからご相談ください。

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