同伴は予定どおりに進むとは限らず、当日キャンセル、遅刻、来店人数の変更が起こります。ここで予約時の情報をそのまま会計や給与に使うと、売上と同伴バックの両方にずれが生じます。
正しく計上する基本は、予定ではなく実際に起きた事実を記録し、セット料金とバックを別々の条件で判定することです。店舗ごとに料金・バック規程は異なるため、共通して使える整理方法を説明します。
最初に「予定」「来店」「請求」「バック」を分ける
同伴の登録を一つの状態だけで管理すると、「予約があったから売上もバックも付ける」といった誤処理が起きやすくなります。少なくとも、同伴予定、実際の来店、顧客への請求、キャストへのバックという四つを分けて扱います。
残しておきたい記録項目
- 同伴の予定時刻と、実際の入店時刻
- 予定人数と、実際に来店した人数
- 担当キャストと、同伴成立・取消の状態
- セットの開始・終了時刻、延長の有無
- バックの計算方式、付与・不付与の理由
- 入力者、修正者、修正日時
予約内容は消さずに残し、実績を別に記録すると、後から「なぜこの金額になったのか」を確認できます。口頭だけの修正や、閉店後に記憶を頼りに直す運用は避けましょう。
当日キャンセルは来店実績と切り離して処理する
顧客が来店していない場合、一般的にはセット料金を売上に計上しません。同伴バックも「実際に同伴して入店したこと」を支給条件にしている店舗なら不付与です。ただし、キャンセル時の保証や手当を定めている場合は、同伴バックに置き換えず、別の手当として規程どおりに処理します。
当日キャンセルの入力例
たとえば、21時に1名で同伴予定だったものの、顧客が来店しなかった場合は、同伴を「取消」、実来店人数を「0名」、セット売上を「0円」と記録します。取消料を請求する店舗では、セット料金とは別の売上区分に分けると、客数や客単価の集計を崩しません。
キャストが待ち合わせ場所まで移動していた場合の交通費や手当も、同伴成立とは別問題です。支給の有無を責任者が都度判断するのではなく、賃金規程や店舗ルールに条件を明記し、同じ条件には同じ処理を適用します。
遅刻時は実入店時刻からセットを確定する
遅刻では、予約時刻のままセットを開始しないことが重要です。実際の入店時刻、着席時刻など、店舗が定めた基準時刻からセットを開始します。予約時刻から料金を発生させる制度がある場合は、事前に顧客へ案内した規約と整合しているかを確認してください。
42分遅れた場合の例
20時の予定に対し20時42分に入店し、60分セットを実入店から数える店舗なら、最初のセットは20時42分から21時42分です。同伴バックが実際の同伴成立を条件とするなら1件として記録します。遅刻時間に応じてバック額を減らすルールがある場合だけ、規程に沿って調整し、手入力した理由を残します。
会計だけを予約時刻に戻す、または給与だけを満額にすると、日報と給与明細が一致しません。例外処理をしたときほど、承認者と理由の記録が必要です。
複数名来店は人数課金と同伴件数を混同しない
顧客が1名の予定から3名に増えた場合、セット料金は実来店3名分を基準に計算します。一方、同伴バックを「1回」で数えるか「同伴した顧客数」で数えるかは店舗規程次第です。人数が増えたから自動的にバックも3件、と判断してはいけません。
入力時に確認する順番
- 実際に来店した人数を確定する
- 無料招待、割引対象、途中合流を区別する
- 各顧客のセット開始時刻を記録する
- 同伴バックの単位が回数か人数かを確認する
- 複数キャストが関わる場合の配分規程を適用する
途中から1名が合流した場合は、全員を最初の開始時刻にそろえず、その人の入店時刻から計上します。誰をどのキャストの実績に付けるかも、会計確定前に責任者が確認すると、締め後の付け替えを減らせます。
閉店後は例外一覧から会計と給与を照合する
毎日すべての伝票を見直すより、取消、予定時刻との差、人数変更、バック手修正のある伝票を例外一覧にまとめると効率的です。会計担当と給与担当が同じ記録を見て、売上とバックをそれぞれ確認します。
- 来店0名なのにセット売上や同伴バックが付いていないか
- 実入店時刻とセット開始時刻が一致しているか
- 実来店人数と課金人数に差がある場合、理由があるか
- バックの手修正に理由と承認者が残っているか
- 会計確定後の修正が給与集計にも反映されているか
月末だけでなく日次で確認すれば、本人への聞き取りや伝票確認もしやすくなります。バック条件を変更するときは、雇用契約、就業規則、賃金規程などとの整合を労務担当者や専門家に確認してください。
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